Co takiego jest w nowym roku, który napełnia nas wszystkich chęcią oczyszczenia? Ubrania, stare zabawki – to proste rzeczy. (Jeśli jest delikatnie używany, wpłać proszę !) Ale jak sobie radzić ze stosami dokumentów finansowych? Jak długo należy przechowywać zeznania podatkowe? A co ze starymi rejestrami książeczek czekowych i odcinkami wypłat? Podsłuchiwaliśmy New York Times autor bestsellerów i konsultant ds. organizacji i produktywności Julie Morgenstern by dać nam odpowiedź raz na zawsze.
1. Deklaracje podatkowe: 3 lata
Wcześniej zalecano siedem lat, ale Morgenstern twierdzi, że trzy lata wystarczą. To oznacza bieżący rok plus trzy lata wstecz, ale każdy powinien sprawdzić u swojego księgowego, czy jest jakiś powód, by trzymać papierkową robotę dłużej niż trzy lata, wyjaśnia. Kilka przykładów wartości odstających: Być może przeszedłeś rozwód. A może kupiłeś dom w rok, który przekracza trzyletnią marżę. Zapytaj swojego księgowego, ale jeśli wydarzyło się ważne wydarzenie, do którego być może będziesz musiał wrócić, warto się tego trzymać, dodaje Morgenstern.
Pro wskazówka, jak zorganizować: Morgenstern sugeruje utworzenie jednego folderu na każdy rok i wydrukowanie kopii podatków (zakładając, że złożyłeś je elektronicznie) do domu w tym miejscu. Te foldery zawierają Twoje zeznanie podatkowe, ale także kopię zapasową wszelkich odliczeń, o które mogłeś się ubiegać, mówi. Następnie, na początku nowego roku, utwórz nowy folder, w którym będą przechowywane wszystkie dokumenty związane z podatkami za cały rok.
2. Rejestry książeczki czekowej: do 10 lat
Jeśli nadal wypisujesz czeki lub masz rejestry z lat podatkowych, trzymaj te szczenięta przez około dekadę. Rejestry książeczek czekowych są prawie jak pamiętnik, wyjaśnia Morgenstern. Nie tylko są historią roku, ale jeśli korzystasz z nich regularnie, stanowią odniesienie do drogich zakupów lub usług, za które nie masz paragonów. (Ponadto są to zapisy, które nie istnieją cyfrowo, co oznacza, że musisz je dłużej przechowywać).
Pro wskazówka, jak zorganizować: Umieść odpowiednie książeczki czekowe w odpowiednim folderze zeznania podatkowego. (Wszystko, co dalej, możesz schować razem.)
3. Rachunki miesięczne: Rzuć
Twój rachunek za prąd. Twój wyciąg z telefonu komórkowego. Według Morgensterna, po przyjeździe można się rozdrobnić. Wszystkie tego typu rachunki są dostępne online, a konsekwencje [jeśli musisz się do nich odnieść] są stosunkowo niewielkie, mówi. Możesz łatwo przejść do trybu online i dowiedzieć się, ile zapłaciłeś w zeszłym miesiącu lub co zapłaciłeś rok temu.
Pro wskazówka, jak zorganizować: Pomyśl o korzyściach wynikających z pozbycia się i rozdrabniania tych rzeczy — to po prostu pozostawia miejsce na to, czego naprawdę potrzebujesz, aby regularnie uzyskiwać dostęp, mówi Morgenstern.
4. Odcinki wypłat: to zależy
Ponieważ większość firm digitalizuje odcinki, jedyny czas, w którym możesz potrzebować dostępu do wersji papierowej, to opuszczenie stanowiska. Jeśli wydaje się to prawdopodobne, wydrukuj je lub zapisz jako pliki. Przede wszystkim istnieje duże prawdopodobieństwo, że w pewnym momencie będziesz musiał odwołać się do nich w przypadku podatków, mówi Morgenstern. Ale jest tu też historia. Załóżmy, że masz wiele zadań lub często zmieniasz zadania. A może pracujesz dla pracodawcy, robisz sobie przerwę, a potem wracasz do niego. To jedyny zapis szczegółów, takich jak stawka godzinowa lub stawka za projekt. Zatrzymaj się przez pięć lat, o czym myślisz, że możesz chcieć się odwoływać.
Pro wskazówka, jak zorganizować: Morgenstern jest fanem konwertowania ich do plików PDF i przechowywania w folderze na pulpicie.
5. Wyciągi z karty kredytowej: Rzuć
Nie ma potrzeby się ich trzymać – w rzeczywistości bez papieru jest najlepsza droga – ponieważ wszystko jest tak łatwo dostępne w Internecie, mówi Morgenstern.
Pro wskazówka, jak zorganizować: Upewnij się, że masz oddzielną kartę na wydatki osobiste i kartę do pracy, aby nie mieć ogromnej ilości kłopotliwych podatków lub czasu na wydatki, dodaje.
6. Wszystkie kontrakty: na zawsze
Dokumenty finansowe, które odnoszą się do ważnych momentów w twoim życiu, powinny trafić do folderu na zawsze, mówi Morgenstern. Kilka przykładów: rachunek sprzedaży domu, polisa ubezpieczeniowa na życie, wstępne dokumenty zakupu samochodu. Wydrukuj je i trzymaj pod ręką.
Pro wskazówka, jak zorganizować: Wszystko o tej szafce na akta (lub skrytce na wszystko, co jest wyjątkowo wrażliwe lub trudne do wymiany).
7. Rachunki za zakupy online: to zależy
Według Morgensterna, powinieneś przechowywać cyfrowy zapis przynajmniej przez czas potrzebny na dostarczenie przedmiotu. Oczywiście, w zależności od wielkości zakupu lub okresu zwrotu, możesz chcieć rozszerzyć ten limit.
Pro wskazówka, jak zorganizować: Za każdym razem, gdy składasz zamówienie, otrzymujesz potwierdzenie e-mailem, więc radzę ustawić w skrzynce odbiorczej folder z napisem „złożone zamówienia” i takim, który mówi „otrzymane zamówienia”. Gdy coś nadejdzie, przenieś je z jednego folderu do drugiego, aby to sprawdzić i śledzić.
ZWIĄZANE Z: 12 najwyżej ocenianych produktów dla organizacji, które usuną bałagan w Twoim domu… i w Twoim życiu
